Валоризација

Валоризација је вредновање докумената у регистарском материјалу. Ова документа су од посебног значаја за културу и друштвене потребе и имају трајну вредност.

Појам валоризације

Валоризација архивске грађе може бити архивска или историјска. Архивска валоризација има задатак да у регистратурском материјалу утврди која су то документа (категорије) која имају својство архивске грађе I која треба трајно чувати као културно добро. Историјска валоризација има задатак да на основу спољашње (ерудицијске) I унутрашње (херменеутичке) критичке анализе дође до података и информација ради објективног сагледавања историјске прошлости. Прво се обавља архивистичка валоризација, затим историјска. Објекат истраживања је исти за обе валоризације, док су им предмет и задатак различити. Неопходно је утврдити методологију и критеријуме за утврђивање архивске грађе, пре него што се приђе архивистичкој валоризацији докумената. Неопходно је посветити посебну пажњу валоризацији архивске грађе.

У данашњем времену број стваралаца грађе и количина грађе је толики да представља озбиљан проблем. У тој количини грађе која настаје само мањи део има својство архивске грађе. Томе знатно доприносе савремена техничка средства. Већи део докумената, по истеку њиховог оперативног значаја, постаје безвредни регистратурски материјал и за њихове ствараоце и за науку. Ослобађањем од тог дела регистратурског материјала стварају се знатно повољнији услови за смештај, обраду и коришћење архивске грађе.

Валоризација архивске грађе пролази кроз две фазе. Прва фаза се одвија док је регистратурски материјал код имаоца грађе. Друга фаза се одвија током сређивања грађе фондова. Валоризација представља основни вид вредновања архивске грађе. То је тзв. унутарфондовска валоризација.

Валоризација се ради и за одређену групу стваралаца грађе или фондова чији ствараоци припадају одређеној сродној врсти, области или истородним институцијама. Групној валоризацији припада вредновање грађе регистратура које не стварају архивску грађу ради њиховог скидања са евиденције регистратура чија се грађа штити.

Акта

Архивксе службе, донеле су одговарајућа акта којима су утврђени методологија и критеријуми за вредновање архивске грађе. Уз акта су дата и упутства о њиховој примени. Искуства показују да се питање валоризације не сме формализовати, нити се може на јединствен начин решавати. Разлог томе је што творци грађе, током свог постојања, могу проћи кроз разне реорганизације и промене статуса, надлежности, обима деловања и других веома битних фактора који утичу на садржај докумата.

Историја одабирања архивске грађе

Историја одабирања архивске грађе из регистратурског материјала пролази кроз две основне фазе. Прва фаза обухвата време све до 60-их година XX века, друга од 1968. године наовамо.

Прва фаза

Пропис који садржи и одредбе којима се регулише излучивање (“шкартирање”) безвредног регистратурског материјала донет је 1952.године.

Ову први фазу карактерише у Србији и у свету пасивни однос архивиста према грађи пре њене предаје архивима. Наредба о обавезном прикупљању и предаји отпадака од хартије, коју су донели 1949. године, Привредни савет Владе ФНРЈ и Савезна планска комисија под “отпацима од хартије” није се подразумевао безвредни регистратурски материал већ сва грађа, изузев оне која је имала строго поверљиви карактер. Без обзира на то што је наредба донета у време економске блокаде Југославије и несташици писаћег папира, њено доношење је несхватљиво. Последице овог акта су озбиљне. Фондови су за ово време, добрим делом, дефицитарни.

Законом о државним архивима из 1950. године стављен је под заштиту “историјско-архивски материјал” односно архивска грађа. На основу овог закона и Решења о чувању архивског материјала, Влада ФНРЈ донела је 1952. године Упутство о прикупљању, чувању и повременом шкартирању архивског материјала. Први пут се тада даје дефиниција шта се подразумева под “архивским материјалом”. Тада је покушано, први пут, да се реши питање излучивања (“шкартирања”) безвредног материјала. То је учињено тако што су набројане врсте докумената који се уништава по престанку његове оперативне вредности и који нема историјску вредност. Иако се радило само о финансијско-рачуноводствној документацији и документацијама. I поред тога што је излучивање било ограничено на документацију одређеног карактера, ипак је то био корак напред у односу на стање пре њега.

Ова прва фаза у одабирању архивске грађе доста дуго траје и у Србији и у свету. Показало се да одређивањем докумената који немају оперативну и трајну вредност није ни приближно поуздан начин који обезбеђује заштиту докумената са својством архивске грађе. Осим тога, настављено је нагомилавање огромних количина грађе. Ствараоци грађе и архиви нашли су се пред озбиљним проблемом, не само смештаја, већ и коришћења и обраде. У таквој ситуацији била су нужна ефикаснија и сигурнија решења одабирања архивске грађе. То је значило да треба прећи на “позитиван” приступ одабирању архивске грађе.

Друга фаза

Друга фаза у решавању овог проблем почиње 1967.године доношењем начела о одабирању архивске грађе. Доношењем Закона о архивском савету Југославије 1964. године формиран је Архивски савет Југославије са задатком да донесе начела о одабирању материјала. Тако Архивски савет Југославије 1967. године доноси Начела о одабирању архивске грађе из регистратурског материјала. Доношење ових начела по којима се одабирање архивске грађе обавља преко излучивања безвредног регистратурског материјала, коме је престала оперативна вредност и који нема својство архивске грађе значајне за науку, културу I друге друштвене потребе, преставља значајан допринос у развоју српске архивистичке мисли и праксе.

После доношења Устава из 1974. године када је делатност културе прешла у надлежност федералних јединица, начела су инкорпорирана у републичким законима и другим прописима о чувању, одабирању и примопредају архивске грађе надлежним архивима. У пракси, она и сада чине основу одабирања архивске грађе на просторима некадашње Југославије, укључујући ту Србију и Црну Гору.

Из назива акта о одабирању архивске грађе уочава се његова уопштеност, што је разумљиво с обзиром на циљ. Начела, углавном, посредно и непосредно обухватају целину материје којом се баве, изузев критеријума. Доносиоци начела нису утврдили критеријуме без којих је немогуће вредновати архивску грађу.

Излучивање архивске грађе

Начелима је утврђено да се одабирање архивске грађе из регистратурског материјала обавља излучивањем безвредног регистратурског материјала коме је престао оперативни значај и који нема својство архивске грађе. Излучивање се ради на основу листе категорија регистратурског материјала са роковима чувања. Излучивање није дозвољрно ако није предвиђено листом. Листе израђују ствараоци (имаоци) регистратурског материјала. Доносиоце листе обавезује став надлежног архива у погледу утврђивања категорија трајне вредности. Излучивање безвредног материјала, по правилу, обавља се из сређног регистратурског материјала. Листа се доставља архиву који је разматра. Примедбе архива у погледу трајног чувања категорија обавезују доносица листе. О својим примедбама на листу, архив писмено обавештава доносица листе. Архив код излучивања безвредност регистраторског материјала поново проверава да се не би десило да се униште документа од трајног значаја. По добијеном попису материјала за излучивање и после непосредне провере, архив даје одобрење за излучивање. Ова провера има задатак да утврди да ли су испуњени услови за излучивање (да ли је грађа сређена, да ли списак материјала одговара фактичком стању и да ли постоје катергорије које треба трајно чувати). О прегледу архив обавештава писмено доносиоца списак материјала за излучивање у коме даје евентуалне примедбе, као и став у вези са излучивањем. Документација о излучивању се трајно чува.

Важни друштвени догађаји

Начелима је предвиђено да се одабирање архивксе грађе из регистратурског материјала насталог до 1945. године може вршити само у архивима. Такође је предвидјено да се регистратурски материал из одређених историјских периода или одређених институција може изузети од излучивања у случајевима ако је то по прописима предвиђено. Полазећи од дефицитарности грађе, предвиђено је да се грађа до 1850. године и из времена НОБ 1941-1945. године не излучује. У основи овог става стоји критеријум времена у коме су се дешавали важни друштвени догађаји и критеријуми дефицитарност грађе. Утврђивање године до које се не обавља излучивање извршиле су и друга земље. Те године, најчешће, престављају корените промене у држави. Тако је у Француској утврђена 1830.година, у Италији 1861, у Чехословачкој 1850, у Мађарској 1807.године итд.

Критеријуми

Из начела проблема одабирања архивксе грађе постављени су на савременим основама критеријуми који су важили за архивску службу у Европи и шире. Доношењем начела прекинуло се са дотадашњом праксом ”негативног” прилаза излучивању безвредног материјала, односно утврђивању дела целина регистратурског материјала, који није имао својство архивске грађе. Веома је важно што су начела, на индиректан или директан начин, означила права и обавезе ствараоца грађе и надлежних архива. Начелима се обезбеђује консенквента заштита оног дела регистратурског материјала,који има трајну вредност. Посебно је значајно то што су надлежности између ствараоца грађе и архива издиференциране, чиме се стало на пут пасивном односу ствараоца грађе према њеној научној вредности. Надзор и пружање стручне помоћи архива у процесу одабирања архивске грађе требало би да буде гаранција да ће се заштити сва документа у регистратурском материјалу, која има својство архивске грађе.

У начелима су изостављени неки делови који чине целину одабирања архивске грађе. Реч је о критеријумима, методологији и организацији вредновања архивске грађе. Српска архивистика била је принуђена да као последицу тога то питање решава по угледу на страна искуства или на основу сопствене праксе.