Закон о електронским архивама

Централни регистар је скуп састављен од збирки података и каталога збирки података, коју успоставља и води Повереник. Централни регистар је јаван и обавезно се објављује путем Интернета.

Електронска архива је апликационо програмско решење које служи за архивирање материјала. То је савремено технолошко решење архивирања свих врста материјала: докумената, пројеката, предмета и планова.

Електронска архива

Централни регистар се води као јединствена, централизована и јавна електронска база података. Чување документације у електронској архиви спроводи се на начин којим се обезбеђује очување изворности садржаја и аутентичности докумената и његовог ствараоца. Архивирана документација чува се до истека рока чувања, утврђеног позитивним прописима или листом категорија регистратурског материјала са роковима чувања, односно у складу са пословним потребама и захтевима. Управљање базом података врши администратор, који такође и додељује или ускраћује права приступа корисницима, а архивари врше унос материјала у базу података, и врше задужење/раздужење архиве.

Предности електронског архивирања

Главне предности увођења електронског архивирања података су:

• брз приступ информацијама,
• нижи трошкови пословања,
• пун надзор над документима,
• заштита од уништења и злоупотребе
• смањење архивског простора.

Врсте електронског архивирања

Архивирање може да има краткорочни, средњирочни и дугорочни карактер.

• Краткорочно архивирање : подразумева време које непосредно следи након настанка електронског записа и његовог дигиталног потписа. Да би се потврдила ваљаност архивираног документа, одмах по његовом захватању проверава се ваљаност дигиталног потписа и, уколико се она потврди, оверава се временским жигом.
• Средњорочно архивирање : подразумева временски период у коме подаци за проверу ваљаности садрже недостатке.
• Дугорочно архивирање :подразумева управљање документацијом чији је рок чувања дужи од пет година.

Појектовање електронске архиве

Електронска архива је део јединственог информационог система. Приликом њеног пројектовања неопходно је испунити следеће захтеве:

• јединице документације архивирају се у машински читљивом и разумљивом коду,
• примењена технологија требало би да омогући измену или брисање (закључивање докумената, (енгл. Check-out) ) и да гарантује веродостојност и аутентичност архивираног записа,
• приступ архивираној документацији омогућава се само овлашћенимм лицима,
• у систему се обезбеђује аутоматско евидентирање свих радњи у вези са архивираним јединицама документације,
• обезбеђује се чување електронског потписа у року који је одређен за чување архивиране документације,
• обезбеђује се конвертовање документације у друге формате, уз обавезу контроле и документовања тог поступка,
• обезбеђује се аутоматско заштитно копирање и обнова података.

Начин евидентирања

Руковалац је најпре дужан да образује и води евиденцију података по обрасцу који прописује Влада Републике Србије по члану 48 Закона о заштити података о личности. Пре успостављања збирке података руковалац је дужан да податке достави поверенику, као и да га обавести о намери успостављања збирке. Затим је Повереник дужан да провери радње обраде да не би дошло до повреде личних права.

Модел електронске архиве

У пројектованој електронској архиви нужно се обезбеђују извршавање функција захватања документације, архивирања и управљања описним подацима и приступа архивираној документацији.

• Функције захватања : У оквиру функција захватања документација се припрема и потом преобликује у облик у којем ће се чувати. Захвћена документација се индексира како би се олакшало њено касније претраживање и опрема атрибутима којима се гарантује њен интегритет.
• Функција архивирања и управљања описним и сигурносним подацима : је кључна функција електронске архиве која обезбеђује управљање архивираним документима, описним и сигурносним атрибутима.
• Функција доступности : омогућава корисницима да претражују садржај, издвајају, наручују и потом преузимају архивиране записе. Забрана приступа документацији обезбеђује се све док се не прихвати аутентификација корисника, након чега систем обавља декапсулацију записа и кориснику га ставља на увид.

Сигурно архивирање

Сигурно архивирање укључује обавезу обезбеђивања веродостојности електронског документа, тј. његове способности да служи као доказ у пословању или у поступцима пред надлежним државним и судским органима. Очување сигурности је кључна функција система за управљање електронским документима, а обезбеђује се за све време животног циклуса документа - од момента његовог захватања у систем, па до архивирања. Суштина јој је у онемогућавању манипулације документом.

Веродостојност ствараоца документа обезбеђује се употребом дигиталног потписа. Међутим, питање обезбеђивања трајне веродостојности документа проблематизује се због чињенице да су дигитални потписи и сертификати временски ограничени. Да би се овај проблем превазишао, пре истека ваљаности издатог сертификата врши се освежавање потписа. За остваривање архивског дигиталног потписа користи се временски жиг. То је електронски потписана потврда, издата од стране даваоца сертификата, која садржи податке о датуму и времену важења наког садржаја. Поред очувања интегритета документа, временски жиг обезбеђује и евидентирање времена његовог архивирања.

Право на увид у евиденцију

Повереник ће ускратити право на увид у евиденцију о збирци података ако то захтева руковалац, под условом да је то неопходно за остваривање претежног интереса очувања националне или јавне безбедности, одбране земље, рада органа власти, финансијског интереса државе или ако је законом, другим прописом или актом заснованим на закону одређено да се евиденција о збирци података чува као тајна.

Види још

• Влада Републике Србије
• Заштита података у електронској трговини
• Приватност на интернету

Литература

1. Зоран С. Мачковић, „Канцеларијско и архивско пословање“, Бања Лука 2005.
2. Службени гласник РС, Закон о заштити података о личности, Београд 2008.

Спољашње везе

• Влада Републике Србије
• Народна Скупштина Републике Србије
• Временски жиг