Automatizacija kancelarijskog poslovanja

Automatizacija kancelarijskog poslovanja se odnosi na različite računare i softvere koji se koriste za digitalno kreiranje, sakupljanje, skladištenje, manipulaciju i prenošenje poslovnih informacija potrebnih za ispunjavanje osnovnih zadataka. Skladištenje podataka, elektronski transfer, i upravljanje informacijama elektronskog poslovanja predstavljaju osnovne aktivnosti sistema za automatizaciju kancelarijskog poslovanja. Automatizacija kancelarijskog poslovanja pomaže u optimizovanju ili automatizovanju postojećih kancelarijskih procedura.

Potporu automatizacije kancelarijskog poslovanja predstavlja LAN (engl. Local Area Network — Lokalna računarska mreža) koja dozvoljava korisnicima da putem mreže prenose podatke, mejlove, pa čak i glas. Sve kancelarijske funkcije, uključujući diktiranje, kucanje, popunjavanje, kopiranje, faks, Teleks, mikrofilm, upravljanje zapisima, telefoniranje i telefonske centrale pripadaju ovoj kategoriji. Automatizacija kancelarijskog poslovanja je bio popularan termin 1970-ih i 1980-ih kada je desktop računar stupio na scenu.

Prednosti su:

1. Automatizacijom kancelarijskog poslovanja se može postići da se brže obavi veći broj zadataka.
2. Eliminiše potrebu za velikim brojem zaposlenih.
3. Potrebno je manje prostora za skladištenje podataka.
4. Veliki broj ljudi može da ažurira podatke istovremeno u slučaju da se dese promene u rasporedu.

Napomene

Preduzeća mogu lako da kupuju i skladište svoju robu uz pomoć tehnologije. Mnogi zadaci koji su se izvršavali ručno se sada mogu izvršavati ručnim uređajima i UPC (engl. Universal Product Code) i SKU (engl. Stock Keeping Unit) šifriranjem. U maloprodaji automatizacija takođe povećava mogućnosti. Kupci mogu lako da izvrše svoje uplate pomoću automatizovanih mašina za kreditne kartice i više ne moraju da čekaju u redovima da zaposleni obrade i ručno ukucaju brojeve kreditnih kartica.

Kancelarijski platni spiskovi su automatizovani što znači da niko ne mora ručno da popunjava čekove, i ti čekovi koji su popunjeni mogu biti odštampani pomoću kompjuterskih programa. Direktan depozit može biti automatski postavljen i ovo nadalje smanjuje ručni proces i većina zaposlenih koji učestvuju u direktnom depozitu često uvidi da njihove isplate stižu pre nego što bi stigle da moraju da čekaju da njihovi čekovi budu ispisani a zatim poslati od strane banke.

Način na koji je automatizacija smanjila radnu snagu na izvršavanju zadataka jeste automatizovanim glasovnim usmerenjima. Korišćenjem upita, automatizovanih telefonskih menija i usmerenih poziva, potreba za zaposlenima koji su zaduženi da se javljaju na telefone je smanjena, a u nekim slučajevima otklonjena.

Dodatna literatura

• [by] Barbara Garson. New York. The Electronic Sweatshop: How Computers Are Transforming the Office of the Future into the Factory of the Past. Penguin Books. 1989. , cop. 1988. ISBN 978-0-14-012145-2. pbk.
• Office automation in Small business encyclopedia
• Wilkie Office Automation What is OA?, June 2006, Accessed 21 June 2006