Википедија

Elektronsko fakturisanje

Elektronsko fakturisanje (takođe zvan e-fakturisanje ili e- fakturisanje ) je oblika elektronskog fakturisanja. Metode e-fakturisanja koriste trgovinski partneri, kao što su kupci i njihovi dobavljači, da prezentuju i nadgledaju transakcijske dokumente i osigurati usklađenost sa državnim standardima. Ovi dokumenti uključuju fakture, naloge za kupovinu, debitne zapise, kreditne zapise, uslove plaćanja, uputstva za plaćanje i uplatnice.

E-fakturisanje uključuje niz različitih tehnologija i opcija unosa i koristi se kao krovni termin da opiše bilo koju metodu kojim se faktura elektronski predstavlja kupcu za plaćanje. [1]

Svrha uredi

Glavna odgovornost odeljenja za obaveze prema dobavljačima je da obezbedi da su sve neplaćene fakture svojih dobavljača odobrene, obrađene i plaćene. Obrada fakture uključuje evidentiranje relevantnih podataka iz fakture i njihovo unošenje u finansijske ili knjigovodstvene sisteme kompanije. Nakon što je obavljen, fakture moraju proći kroz poslovni proces kompanije da bude plaćene.[2]

E-faktura se može definisati kao strukturirani podaci o fakturi izdati u elektronskoj razmeni podataka (EDI) ili XML formatima, ili korišćenjem veb obrazaca na Internetu.[3]  Ovi dokumenti se mogu razmenjivati na više načina, uključujući EDI, XML ili CSV datoteke.[4]  Mogu se otpremati pomoću e-pošte, virtuelnih štampača[5], veb aplikacija ili FTP sajtova. Kompanija može da koristi softver za obradu slika za snimanje podataka iz PDF ili papirnih faktura i unošenje u svoj sistem fakturisanja. Ovo pojednostavljuje proces podnošenja zahteva, a istovremeno pozitivno utiče na napore u pogledu održivosti. Neke kompanije imaju sopstveni interni proces e-fakturisanja; međutim, mnoge kompanije angažuju kompaniju treće strane za implementaciju i podršku procesa e-fakturisanja i za arhiviranje podataka na sopstvenim serverima.[6]

Raznovrsnost formata i kanala isporuke otežava korišćenje e-faktura. Da biste ovo pojednostavili, softveri za e-fakturisanje ovo pojednostavljuju sa automatskim pretvaranjem ulaznih podataka u čitljivu vizuelizaciju XML datoteke.

Istorija uredi

Od sredine 1960-ih, kompanije su počele da uspostavljaju veze za podatke sa trgovinskim partnerima u cilju prenosa dokumenata, kao što su fakture i narudžbenice. Inspirisani idejom o kancelariji bez papira i pouzdanijim prenosom podataka, razvili su prve EDI sisteme. Ovi vlasnički sistemi su bili prilično efikasni, ali kruti. U to vreme nije postojao standard za elektronsku razmenu podataka, sa skoro svaki skup trgovinskih partnera koji je imao sopstveni metod. Prepoznajući ovo, Akreditovani komitet za standarde Ks12, institucija za standarde pod okriljem ANSI -a, prešao je na standardizaciju EDI procesa. Rezultat je danas poznat kao ANSI Ks12 EDI standard. [7] Ovo je ostao glavni način razmene podataka o transakcijama između trgovinskih partnera sve do 1990-ih kada su kompanije počele da se takmiče u obezbeđivanju robusnijih veb aplikacija korisničkog interfejsa. Nove veb-bazirane aplikacije imale su funkcije koje su odgovarale i dobavljaču i kupcu. Omogućili su onlajn podnošenje pojedinačnih faktura, kao i otpremanje EDI datoteka, uključujući CSV, PDF i KSML formate. Ove usluge omogućavaju dobavljačima da prezentuju fakture svojim kupcima za uparivanje i odobrenje u veb aplikaciji. Dobavljači su takođe mogli da vide istoriju svih faktura koje su poslali svojim kupcima bez direktnog pristupa sistemima kupaca. To je zato što se sve informacije o transakcijama čuvaju u centrima podataka kompanije treće strane koja obezbeđuje veb aplikaciju za fakturisanje. Ove transakcijske informacije može da reguliše kupac kako bi kontrolisao koliko informacija prodavcu je dozvoljeno da vidi.[8]

Kako kompanije napreduju u digitalnu eru, sve više se prebacuje na usluge elektronskog fakturisanja kako bi automatizovali svoja odeljenja za obaveze. Globalna studija e-fakturisanja iz 2012. godine ilustrovala je stopu po kojoj elektronsko fakturisanje raste. Prema studiji, 73% ispitanika je u određenoj meri koristilo elektronsko fakturisanje u 2012, što je povećanje od 14% u odnosu na 2011. Otpor dobavljača na e-fakturisanje je smanjen sa 46% u 2011. na 26% u 2012.[9]  Prema izveštaju koji je GKSS uradio 2013. godine, Evropa usvaja vladine zakone koji ohrabruju preduzeća da usvoje prakse elektronskog fakturisanja.

Standardi e-fakturisanja uredi

Postoje različiti standardi. U Direktivi EU 2014/55/EU o elektronskom fakturisanju u javnim nabavkama navedeno je da „postoji nekoliko globalnih, nacionalnih, regionalnih i vlasničkih standarda; ... nijedan od njih ne preovlađuje i većina njih nije interoperabilna jedan sa drugim“.

  • EDIFACT
  • UBL ( Univerzalni poslovni jezik )[10]
  • Finvoice (Finska)
  • EHF (Elektronisk handelsformat) (Norveška)
  • E-faktura (Estonija)[11]
  • FacturaE (Španija)
  • Factur-Ks (Francuska)
  • FatturaPA (Italija)
  • CFDI (Meksiko)
  • ISDOC (Češka republika)
  • E-faktura (Poljska)
  • OIOUBL (Danska)
  • PEPPOL BIS (razne zemlje)
  • Svefaktura (Švedska)
  • UBL-OHNL (Holandija)
  • ZUGFeRD, KSRechnung (Nemačka)
  • Nota Fiscal Eletronica (Brazil)
  • Facturacion Electronica (Ekvador)
  • DTE (Čile)

EU je 18. decembra 2018. objavila slobodno dostupan Evropski Standard o Elektronskom fakturisanju[12].

Upotreba uredi

Najosnovniji oblik e-fakturisanja je e-fakturisanje na vebu[13]. To podrazumeva korišćenje programa zasnovanog na vebu za ručno unošenje podataka o fakturi. Nakon što se unesu svi potrebni podaci, e-faktura se kreira u KSML formi i može se poslati drugim preduzećima ili portalima poreskih organa.

Danas se e-fakturisanje razvilo dalje od ručnog unosa podataka i sada omogućava povezivanje sa drugim softverima[14] (ERP, CRM-ovi i računovodstveni programi). Ova veza pomoću API-ja omogućava korisnicima da automatski uvoze podatke iz svog postojećeg metoda pregleda transakcija (obično ERP ili računovodstveni sistem). Nakon uspostavljanja veze, rutiranje i pravila moraju biti uspostavljeni u specifikaciji projekta. Ovo obično uključuje zadužene članove, IT, a ponekad i nabavke. Kada se usmeravanje uspostavi u sistemu, mogu se podesiti pravila validacije kako bi se smanjili izuzeci na fakturi. Dalja validacija se može podesiti tako da automatski odbija greške, trostrane fakture, narudžbenice i druge dokumente. Validacija takođe može da obavesti dobavljače o prihvatanju ili odbijanju. Kada se završi specifikacija e-fakturisanja i završi testiranje, dobavljači kompanije su povezani elektronski, a sistem e-fakturisanja je spreman.[15]

e-fakturisanje u Srbiji uredi

Srbija je 2022. godine primenila novi Zakon o Elektronskom fakturisanju[16] koji obavezuje javna i privatna preduzeća da počnu da koriste e-fakture i šalju ih Sistemu elektronskih faktura (SEF). Novi zakon se primenjuje u tri faze, posebno za svaki poslovni sektor.

Početak primene obaveze za subjekte privatnog sektora[17]:

  • 1. maja 2022: Izdavanje elektronske fakture subjektu javnog sektora (budžetlijama i javnim preduzećima)
  • 1. jul 2022: Prijem i čuvanje elektronskih faktura (izdatih od strane subjekata javnog i privatnog sektora)
  • 1. januar 2023: Izdavanje elektronske fakture subjekta privatnog sektora

Sa 1. januarom stupa na snagu kompletan zakon, što znači evidentiranje obračuna PDV osim transakcija u kojima je jedna od strana subjekta javnog sektora obavezno.

Početak primene celog zakona za subjekte javnog sektora[17][18] je 1. maj 2022. Ovo uključuje:

  • Izdavanje elektronske fakture subjektu javnog sektora
  • Prijem i čuvanje elektronskih računa (izdatih od strane javnih i privatnih subjekata)
  • Registracija obračuna PDV-a

Od 1. jula, izdavanje elektronske fakture subjektu privatnog sektora je obavezno za subjekte javnog sektora[19]

Obaveza e-fakturisanja za Paušalce uredi

Jedina grupa subjekata koja je izuzeta od sprovođenja e-fakturisanja su neki paušalci[20].

Paušalci koji svoju robu i usluge prodaju subjektima javnog sektora treba da se registruju u SEF. Iako nisu obveznici PDV-a, pa samim tim i ne pripadaju subjektima privatnog sektora, ovi paušalci su prinuđeni da koriste SEF kao „dobrovoljne korisnike“ kako bi mogli da naplaćuju pružene usluge i isporučenu robu subjektima javnog sektora.

Paušalci koji ne posluju ni sa jednim subjektom javnog sektora nemaju potrebu niti obavezu da se registruju u SEF.

I pored toga što nisu obavezni da se registruju u SEF, neki paušalci mogu izabrati da se registruju dobrovoljno. Obično je to slučaj sa paušalcima koji žele da unaprede svoje fakturisanje kako bi bili efikasniji. Ako se paušalec registruje u SEF-u, dužan je da nastavi sa obradom svojih faktura koristeći SEF, od registracije pa nadalje.

Za one paušalce koji su u obavezi da koriste e-fakturisanje ili one koji su se opredelili da ga koriste, važe isti rokovi kao i za subjekte privatnog sektora.[21]

Metode e-fakturisanja uredi

U Srbiji postoji nekoliko različitih načina na koje kompanije mogu da implementiraju e-fakturisanje. Koju metodu koriste obično zavisi od poreskih obaveza kompanije, veličine kompanije i zahteva ili preferencija u pogledu tehničkih specifikacija i cene.

Veb e-fakturisanje uredi

Najjednostavniji metod je veb e-fakturisanje[13]. Ovde preduzeća koriste program zasnovan na vebu za kreiranje i slanje e-faktura. Korisnici kreiraju e-fakture ručnim unosom podataka o fakturi u navedena polja na svom ekranu. Program zatim konvertuje podatke u KSML datoteku koja se zatim šalje u SEF.

Ovo rešenje koriste uglavnom male kompanije koje ne moraju da obrađuju mnogo faktura, tako da ručni proces ne oduzima previše vremena.

Vlada Srbije je napravila takvu platformu koju preduzeća mogu koristiti pod nazivom eFaktura. Platforma je besplatna za korišćenje, ali oduzima mnogo vremena. Ovo ga čini posebno korisnim samo za preduzeća sa veoma malom količinom e-faktura. Preduzeća obično radije kupuju usluge e-faktura koje pružaju kompanije, jer mogu da obrađuju veću količinu e-faktura, pa čak i da obezbede dodatne funkcije kako bi proces bio još brži i automatizovaniji.

Postoji širok izbor usluga e-fakturisanja koje subjekti mogu da biraju, a koje se takođe značajno razlikuju po cenama i funkcionalnosti. Za mala preduzeća, od suštinske je važnosti da provajder e-fakturisanja obezbedi zakonsku usaglašenost sa neophodnim standardima i vodi ceo proces e-fakturisanja. Takve usluge imaju niske troškove za preduzeća, a ipak pružaju kvalitetne usluge.[22]

Povezivanje softvera sa uslugom e-fakturisanja uredi

Nivo viši u odnosu na veb e-fakturisanje je povezivanje softvera koji preduzeće već koristi sa uslugom e-fakturisanja[14]. Primer je kompanija koja već ima ERP, CRM, računovodstveni program ili drugi softver može da se poveže na uslugu e-fakturisanja uz pomoć programera. Programeri jednostavno dodaju neke API pozive u kod da bi uspostavili vezu. Prednost ovog načina e-fakture je što je proces kreiranja e-fakture mnogo kraći i automatizovaniji. Pošto se podaci preuzimaju direktno iz softvera koji preduzeće već koristi, manja je potreba za ručnim radom. Slično tome, kada se e-faktura pošalje nazad iz SEF-a i bude sertifikovana, kompanija može da pregleda ove prethodne e-fakture u svojoj digitalnoj arhivi.

Vladin SEF program ne dozvoljava ERP ili druge softverske veze, tako da je za implementaciju e-fakturisanja na ovaj način, za srednja i veća preduzeća, kupovina usluge e-fakturisanja jedina opcija.

Za ovu metodu postoji veći broj dostupnih provajdera, ali i cene su mnogo veće. Obično ove usluge uključuju druge funkcije kao što su sistemi za upravljanje dokumentima (DMS) ili druge računovodstvene funkcije. Što više funkcija i dodatnih komponenti usluga nudi, to je cena veća. Iako neke kompanije mogu imati koristi od ovih dodatnih komponenti, sve što kompanije zaista zahtevaju da bi se pridržavale novog zakona i povećale svoju efikasnost e-fakturisanja je samo osnovno e-fakturisanje. Iz tog razloga, srednja i veća preduzeća se opredeljuju za bazičnije usluge e-fakturisanja, bez dodatnih komponenti.[22]

Prilagođeno e-fakturisanje uredi

Korak dalje od povezivanja vašeg softvera sa uslugom e-fakturisanja je prilagođeno e-fakturisanje[23]. Ovaj metod uključuje različita rešenja namenjena kompanijama čija ih tehnička ograničenja ometaju da koriste bilo koji od gore navedenih metoda ili za kompanije čije su potrebe za e-fakturisanjem toliko velike da žele da imaju uslugu prilagođenu njihovim specifičnim potrebama.

Velike kompanije koje žele prilagođenu uslugu uredi

Veće kompanije možda žele prilagođenu uslugu e-fakturisanja jer je njihov obim faktura toliko visok da bi prilagođavanje usluge njihovom softveru i toku rada značajno povećalo njihovu efikasnost. Drugi mogu zahtevati prilagođavanje jer su njihovi procesi veoma specifični ili zahtevaju da se e-fakture uvezu na određeni način ili u određenom formatu.

Takve usluge e-fakturisanja se obično razvijaju u saradnji sa dobavljačem e-fakturisanja. Nema mnogo provajdera e-fakturisanja koji imaju mogućnosti da ponude takve specijalizovane usluge. Trenutno u Srbiji, prilagođeno e-fakturisanje nudi e-Invoices Online[22], a Unimaze nudi neke prilagođene proizvode toka posla.

Kompanije sa tehničkim ograničenjima uredi

Za neke kompanije, uređivanje koda kako bi se njihov softver povezao sa uslugom e-fakturisanja je problematično, bilo zato što je preskup, softver je zastareo ili se autor softvera ne može kontaktirati da izvrši potrebne izmene. Zbog ovog problema, ove kompanije ne mogu da povežu svoj softver sa uslugom e-fakturisanja na tipičan način, koristeći gore navedene usluge. Ovim kompanijama je potrebno specifično rešenje koje će im dati ovu mogućnost e-fakturisanja tako što će instalirati poseban softver koji transformiše njihove e-fakture lokalno, a zatim ih šalje u oblak. Većina provajdera e-fakturisanja nudi samo usluge zasnovane na vebu i ERP-u, tako da je do sada u Srbiji jedini provajder ovog rešenja e-Invoices Online.[22]

Vidi još uredi

Reference uredi

  1. ^ Tieto. (2009). The future of E-invoicing, Pg. 5. Retrieved from digitdoc: https://web.archive.org/web/20121021043042/http://www.digitdoc.hu/downloads/e_invoicing.pdf
  2. ^ Accounting Tools. (2013). Accounts Payable Controls. Retrieved from accounting tools: http://www.accountingtools.com/accounts-payable-controls Arhivirano na sajtu Wayback Machine (13. jun 2013)
  3. ^ „e-VoicingBasics”. Pristupljeno 13. 4. 2017.
  4. ^ GXS. (n.d.). Lost? Don't Know What to look for in an e-invoicing solution? Retrieved from GXS: http://www.gxs.co.uk/eBooks/eInvoicing/e-invoicing_ebook_uk.pdf Arhivirano 2013-10-29 na sajtu Wayback Machine
  5. ^ „Pravite e-fakture bez promene softvera za fakturisanje”. e-invoices.online. Pristupljeno 2022-12-05. 
  6. ^ US Bank, Scott Hesse. (2010, August 9). Electronic invoice Presentment and Payment (EIPP): Streamlining the Payment Process. Retrieved from nasact: http://www.nasact.org/conferences_training/nasact/conferences/AnnualConferences/2010AnnualConference/CS7_Hesse.pdf Arhivirano 2013-10-29 na sajtu Wayback Machine
  7. ^ Hill, M. G. (n.d.). A brief history of Electronic Data Interchange, pg 6. Retrieved from BizTalk Server 2000: A beginner's Guide: http://books.mcgraw-hill.com/downloads/products/0072190116/0072190116_ch01.pdf Arhivirano 2014-03-09 na sajtu Wayback Machine
  8. ^ GXS. (2013). A brief history retrieved from einvoicingbasics: http://www.einvoicingbasics.co.uk/what-is-e-invoicing/a-brief-history/
  9. ^ The Institute of Financial Operations. (2012). A shift toward e-invoicing ecosystems, pg. 6. Retrieved from baseware: http://www.basware.com/sites/default/files/restricted/2012-global-e-invoicing-study.pdf?rrt=21 Arhivirano na sajtu Wayback Machine (23. septembar 2015)
  10. ^ Digital Business Council, eInvoicing Implementation Guide Arhivirano na sajtu Wayback Machine (10. mart 2018): Australian implementation of e-invoicing using UBL
  11. ^ Description of Estonian electronic invoice
  12. ^ „Evropski standard za e-fakturisanje”. CEF Digital. Pristupljeno 13. 10. 2022. 
  13. ^ a b „e-Invoices Online | BESPLATNE e-fakture na vebu!”. e-invoices.online. Pristupljeno 2022-12-05. 
  14. ^ a b „e-Invoices Online | e-fakturisanje iz postojećeg ERP-a”. e-invoices.online. Pristupljeno 2022-12-05. 
  15. ^ E-Invoicing and Supplier Connectivity. (2015). Transcepta. Retrieved from transcepta: http://www.transcepta.com/wp-content/uploads/2015/05/Transcepta-Building-the-Business-Case-for-E-Invoicing-and-Supplier-Connectivity.pdf Arhivirano na sajtu Wayback Machine (30. септембар 2015)
  16. ^ „Zakon o elektronskom fakturisanju”. Ministarstvo Finansija. 5. 12. 2023. 
  17. ^ а б „Koji su rokovi za uvođenje e-fakture i kako funkcioniše sistem elektronskih faktura?”. e-invoices.online. Приступљено 2022-12-05. 
  18. ^ „Elektronske fakture zakon: Šta treba da znate - 1.1.2023”. e-invoices.online. Приступљено 2022-12-05. 
  19. ^ „Zakon o elektronskom fakturisanju”. Ministarstvo Finansija. Приступљено 13. 10. 2022.
  20. ^ „Elektronske fakture paušalci - najbolja solucija”. e-invoices.online. Приступљено 2022-12-05. 
  21. ^ Đorđić, Marija (20. 07. 2022). „Experta”. Приступљено 13. 10. 2022. 
  22. ^ а б в г „e-Invoices Online”. Приступљено 13. 10. 2022. 
  23. ^ „e-Invoices Online | e-fakturisanje iz postojećeg ERP-a”. e-invoices.online. Приступљено 2023-01-12. 
Preuzeto iz „https://sr.wikipedia.org/w/index.php?title=Електронско_фактурисање&oldid=26877479”