Рачуноводствени информациони систем

Рачуноводствени информациони систем (РИС) је систем за прикупљање, складиштење и обраду финансијских и рачуноводствених података које користе доносиоци одлука. Рачуноводствени информациони систем је рачунарски заснован метод који користи информацоне технологије за праћење рачуноводствених активности. Крајње финансијске извештаје може интерно користити менаџмент, или екстерно друге интересне стране попут инвеститора, зајмодаваца и пореских управа. Рачуноводствени информациони системи су осмишљени тако да подржавају све рачуноводствене функције и активности укључујући ревизију, финансијско рачуноводство и извештавање, управљачко рачуноводство и опорезивање. Најшире прихваћени рачуноводствени информациони системи су ревизија и модели финансијског извештавања.

Историја

Рачуноводство се традиционално заснива на ручном уношењу и рачунању података. Искуство и спретност појединачног рачуновође су кључни у рачуноводственим процесима. Међутим, овакав начин рада може бити неефикасан и неефективан. Рачуноводствени информациони системи решавају многе од претходно поменутих проблема. Рачуноводствени информациони системи могу да подрже аутоматизацију обраде велике количине података и благовремено произведу тачне информације.

Први рачуноводствени информациони системи су пројектовани за функције обрачунавања плата у седамдесетим годинама двадесетог века. У почетку су се рачуноводствени информациони системи развијали интерно у свакој компанији, јер нису били доступни у виду готових решења. Оваква решења су била скупа за развијање и тешка за одржавање. Стога су многи рачуноводствени практиканти давали предност ручном приступу у односу на рачунарски. Данас, велике софтверске компаније попут Мајкрософта, Сага Групе, Есејпија и Оракла продају рачуноводствене информационе системе као унапред одрађене софтверске пакете који се обликују и прилагођавају како би одговарали пословним процесима организације. Мала предузећа често користе јефтиније рачуноводствене софтверске пакете попут Телија, Мајоба и Квикбукса. Велике организације се чешће одлучују за системе за планирање ресурса, такозване ЕРП системе. Како се повећела потреба за повезаношћу и интеграцијом између различитих делова предузећа, рачуноводствени информациони системи су спајани са већим, централизованијим системима познатијим као ЕРП системи. Организације су раније користиле независне програме за обављање различитих пословних задатака, при чему су морале да осмишљају компликоване интерфејсе који би омогућили међусобну комуникацију тих програма. У систеима за планирање ресурса, систем попут рачуноводственог информационог система је пројектован као део уграђен у пакет апликације која може поред њега обухватити и производњу, ланац снабдевања, људске ресурсе. Ови делови су уграђени заједно и у могућности су да приступе истим подацима и извршавају сложене пословне процесе. Данас су рачуноводствени информациони системи засновани на клауд технологији све популарнији, како код малих и средњиг предузећа, тако и код великих организација, уз ниже трошкове. Усвајањем рачуноводствених информационих система, многа предузећа су избацила неразвијене вештине, трансакционе и оперативне рачуноводствене улоге.

Пример архитектуре

Рачуноводствени информациони систем углавном прати вишенивоску архитектуру, одвајајући кориснички интерфејс, рад апликације и управљање подацима на различите нивое, слојеве. Презентациони слој управља тиме како се информације приказију и како су виђене од стране правих корисника система (преко мобилних урађаја, претраживача или апликација клијената). Цео систем је поткован централизованом базом која складишти велики број података. Ово може да укључи све трансакционе податке преузете од главних пословних процесе (куповина, залихе, рачуноводство) или статичке, главне податке означене приликом обраде података (арихве налога запослених и клијената и конфигурациона подешавања). Како се трансакције дешавају, подаци се прикупљају од пословлих процеса и складиште у базу система одакле могу да се повуку и прераде у информације које могу бити од користи приликом доношења одлука. Апликациони слој повлачи необрађене податке из слоја базе података, обрађује их у складу са установљеном пословном логиком и прослеђује их презентационом слоју како би се приказали корисницима. На пример, нека се узме у обзир одељење за односе са добављачима приликом обраде фактуре. Уз помоћ рачуноводственог информационог система, приправник добављача уноси у систем фактуру добијену од продавца где се она касније складишти у базу података. Када се производи добију од продавца, креира се рачун који се поново уноси у базу података рачуноводственог информационог система. Пре него што одељење за односе са добављачима плати продавцу, апликација система спроводи троструко повезивање где се аутоматски повезује износ на фактури са износом на рачуну и првобитној наруџбини. Када се повезивање заврши, менаџеру добављача се шаље имејл на одобрење. Одавде се може креирати ваучер и продавцу се одмах може исплатити одговарајући износ.

Предности и импликације

Велика предност рачуноводствених информационих система заснованих на компјутерима је да они аутоматизују и унапређују прављење финансијских извештаја, развијају напредно моделовање и подржавају рударење података. Извештавање је значајан алат за организацију у погледу прецизног сагледавања благовремених информација које се користе за одлучивање и финансијско извештавање. Рачуноводствени информациони систем вуче податке из централизоване базе података, обрађује их и трансформише и пре свега генерише преглед тих података као информација које се сад могу искористити и анализирати од стране пословних аналитичара, менаџера и других доносиоца одлука. Ови системи морају осигурати да ће извештаји бити благовремени да не би дошло до тога да доносиоци одлука делују на основу застарелих и неважних информација, већ да омогуће брзо и ефективно деловање на основу резултата извештаја. Интеграција је један од главних обележја извештавања због тога што нема потребе за прегледањем великог броја трансакција. На пример, на крају месеца, финансијски рачуноводја интегрише све плаћене ваучере тако што ће покренути извештај у систему. Системски апликациони слој обезбедјује извештај који садржи укупну плаћену вредност продавцима тог месеца. За велике корпорације које генеришу велику количину података у вези са трансакцијама, покретање извештаја са чак и РИС-ом може потрајати данима, или чак недељама.

Након таласа корпоративних скандала од стране великих компанија као што су Тајко Интернешнал, Енрон и ВорлдКом, значајан акценат се ставља на стимулисање компанија да уведу јаку интерну контролу у своје транскационе системе. Ово је претворено у закон који садржи пасус подржан Сарбанес Оксли актом 2002 године која је захтевала да компаније морају да генеришу извештаје о интерној контроли које наводе особу одговорну за структуру интерне контроле организације и описују целокупну ефективност ових контрола. Пошто је већина ових скандала укорењена у компанијским рачуноводственим праксама, већи део Сарбанес Окслија се фокусира на рачуноводствене информационие системиме засноване на комјутерима. Продавци РИС-а данас промовишу њихово успешно управљање ризиком као и безбедност самих пословних процеса и организационих ресурса (укључујући и податке).

Спровођење

Многа мала и средња предузећа последњих година усвајају трошковно ефективан рачуноводствени информациони систем, који се темељи на клауд технологији. Осврћући се на претходне године, многе организације, укључујући и оне велике, унајмљују спољне консултанте, како од издавача софтвера, тако и консултанте који разумеју организацију и који раде на томе да помогну при одабиру и спровођењу савршеног распореда, узимајући у обзир све делове. Кораци при спровођењу рачуноводственог информационог система су следећи:

Детаљна анализа захтева

у којем се испитују сви појединци који су део система. Систем који се тренутно користи је потпуно схваћен, укључујући и проблеме, а целокупна документација система се прикупља- трансакције, извештаји, као и питања на која треба одговорити. Потребе корисника које нису у тренутном систему се наглашавају и документују. У кориснике убрајамо све, од врховног менаџмента до уноса података. Анализа потреба не само да обезбеђује аутору информације о посебним потребама, већ и помаже корисницима да прихвате промену. Корисници који имају прилику да постављају питања и обезбеде улазне информације су много отворенији према промени и лакше је прихватају него они који посматрају са стране и не изражавају своју забринутост.

Дизајн система (синтеза)

Након темељног прегледа анализе, креиран је нови систем. Систем који окружује сâм систем је најчешће и најважнији. Које податке треба да убацимо у систем и како ће то бити одрађено? Које информације очекујемо као излаз из система и како да буду форматиране? Уколико нам је познато шта треба да изађе из система, знамо шта треба да убацимо у систем. Програм који изаберемо треба да управља обрадом на одговарајући начин. Систем је пројектован са контролним подацима, узорком основних записа, и способношћу да изводи процесе утемељене на тестирању. Систем је дизајниран тако да укључује прикладну унутрашњу контролу, и обезбеђује менаџменту информације које су потребне за доношење одлука. Циљ рачуноводственог информационог система је да обезбеди релевантне, значајне, поуздане, корисне и тренутне информације. Како би постигао ово, систем је дизајниран тако да се трансакције уносе при њиховом настанку (ручно или електронски) и да су информације одмах доступне менаџерима онлајн. Једном кад је систем дизајниран, креира се захтев за понуду са детаљним описом захтева и основним дизајном. Од добављача се захтева да одговоре на захтеве, да обезбеде приказивање производа и да одговоре на одређене потребе организације. У најбољем случају, добављач ће унети контролне податке, узорак основних записа и приказаће како се трансакције обрађују што доводи до информација које су потребне менаџерима за доношење одлука. Захтев за понуду за инфраструктуру информационе технологије следи из избора софтверских производа, јер софтверски производи уопштено имају посебне захтеве за инфраструктуру. Понекад, исти продавац бира и софтвер и инфраструктуру. У супротном, организација мора да се осигура да ће продавци радити заједно, без „упирања прстом” када се јави проблем са инфраструктуром или са софтвером.

Документација

Како је систем обликован, тако је и документован. Документација укључује продавчеву документацију система и, још битније, процедуре или детаљна упутства која помажу корисницима да се снађу са сваком обрадом која је јединствена за организацију. Већина докумената и процедура је онлајн, и од велике је помоћи уколико организација дода упутства за рад од продавца софтвера. Документација и процедуре имају тенденцију да буду последња мисао, али су полиса осигурања и алат који се користи током испитивања и обуке- пре покретања. Документација је испитана током обуке, тако да када се систем покрене, не доводи се у питање да ли ради и да ли корисници прихватају промену.

Испитивање

Пре покретања, сви процеси су испитани од улаза до излаза, користећи документацију као алат којим се осигурава да су све обраде детаљно документоване и да корисници могу са лакоћом да прате процедуре. Они знају да ради и да ће се процедуре дословно пратити. Извештаји су прегледани и одобрени, тако да неће бити лошег резултата због лошег улаза. Ово се ради у систему тестирања, који није потпуно обезбеђен актуелним подацима. Нажалост, већина организација лансира систем пре темељног тестирања, изазивајући фрустрације код крајњих корисника када систем не ради. Документација и процедуре могу бити измењени током ове обраде. Морају се тестирати све трансакције које су препознате током овог корака. Сви извештаји и онлајн информације морају да бити одобрене и праћене кроз ревизију, тако да се менаџмент увери да ће се трансакцијама управљати доследно и да се могу ослонити на информације приликом доношења одлука.

Обучавање

Пре лансирања, сви корисници треба да буду обучени кроз процедуре. То подразумева да тренер, користећи процедуре, покаже сваком крајњем кориснику како да рукује процедурама. Процедуре често треба допунити током обуке, како корисници објашњавају своје посебне околности, а и дизајн се прилагођава овим додатним информацијама. Крајњи корисници затим изводе процедуру са тренером и документацијом. Затим пролазе процедуру само са документацијом. Крајњи корисник је тада сâм са подршком, лично или путем телефона, тренера или неке друге особе за подршку. Ово је корак пре превођења података.

Конверзија података

Алати су развијени да конвертују податке из садашњег система (који је забележен у анализи захтева) у нови систем. Подаци се преносе из једног система у други и датотеке са подацима се креирају да раде са алатима који су развијени. Конверзија се темељно тестира и одобрава пре коначне конверзије. Постоји и резерва тако да може бити поново покренуто, ако је неопходно.

Лансирање

Систем се спроводи само уколико је све горенаведено испуњено. Цела организација је обавештена о датуму лансирања. У најбољем случају, тренутни систем је задржан и често се користи истовремено, док нови систем не преузме све активности и док не почне да ради задовољавајуће. Тренутним софтвером, који се већински користи на тржишту, који користе хиљаде компанија и који доказано ради, истовремени рад који је обавезан када причамо о софтверу кројеном за компанију, генерално није извршен. Како год, ово је једино оствариво уколико се горенаведен процес прати, систем се темељно документује и испитује, а корисници се обучавају пре лансирања.

Алати

Онлајн извори су доступни да помогну при стратегијском планирању рачуноводственог информационог система. Информациони системи и финансијске форме помажу при одређивању јединствених потреба организације, као и при додели одговорности за укључене принципе.

Подршка

Крајњи корисници и менаџери могу да рачунају на увек доступну подршку. Надоградњу система прате слични процеси и сви корисници се темељно обавештавају о променама, надограђеним у циљу ефикасности, а затим и обучавају.

Многе организације бирају да ограниче време и новац који троше на анализу, дизајн, документацију и обуку, и одмах пређу на одабир и спровођење софтвера. Уколико је детаљна анализа захтева изведена за прикладно време, спровођење и подршка ће бити минимална. Организације које прескоче ове кораке како би осигурали да систем испуњава њихове потребе, често добијају фрустриране кориснике, скупу подршку и податке који нису тренутни или тачни. Што је најгоре од свега, ове организације постављају систем три пута уместо само једном.

Каријера

Многи РИС професионалци раде за консултантске куће, велике корпорације, осигуравајуће куће, финансијске фирме, владине агенције и државне рачуноводствене фирме, као и за друге типове компанија. Са технолошким напретком, традиционалне рачуноводствене праксе ће се мењати ка рачуноводственим информационим системима. Рачуноводствени и ИТ органи раде на новим правцима рачуноводствених програма и индустријских пракси. Ревизори система су били једни од првих избора током прошле две деценије, они сагледавају контроле, обрађивање података, интегритет података, опште функционисање, одржавање, сигурност и друге аспекте свих типова информационих система који се користе у пословању. Многе компаније ће се суочити са тражењем одговарајућег софтвера за компанију или одржавањем софтвера за компанију. Особа заинтересована за ову каријеру, има избор обављања посла у одељењу за финансије, финансијски оријентисаној компанији или компанији оријентисаној на програмирање која се специјализује у РИС. Неке позиције у овој сфери посла укључују финансијске менаџере, финансијске испитиваче и директоре финансија. Занимања као што су испитивач компјутерских система, менаџер компјутерских информационих система, софтверски инжењер или програмер специјализован за финансијске софтвере.

Ако се ради са компанијом оријентисаном на финансије, обавезе се могу кретати све од испитивања РИС-а у циљу осигуравања интегритета података до руковођења целокупним РИС-ом. У компанији оријентисаној ка програмирању, фокус може бити усмерен ка развоју новог софтвера у РИС-у или исправци грешака у РИС-у. У оба случаја постоји опција консалтинга, који захтева посећивање различитих компанија у циљу обезбеђивања анализе и савета који се тичу компанијског РИС-а.

Постоје индустријске асоцијације које обезбеђују сертификате који су везани за РИС области који укључују СРИС (сертификовани ревизор информационих Система), ССПИС (сертификовани сигурносни професионалац информационих Система), СИР (сертификовани интерни ревизор), АФИ (акредитовани финансијски испитивач), СИП (сертификовани испитивач превара), СПИС (сертификовани професионалац информационих система).

Види још

• Рачуноводствени софтвер
• Листа ЕРП софтверских система